Sivusto ei tue käyttämääsi selainta. Suosittelemme selaimen päivittämistä uudempaan versioon.

JBD 11.4.2017

Miksi projektit epäonnistuvat?

 

Projektimaisen työskentelyn käyttö on lisääntynyt yrityksissä ja tämä suunta näyttää jatkuvan. Työkalut ja tekniikat projektihallintaa varten ovat kehittyneet huimasti samalla kun tyypilliset projektiorganisaatiot ovat kasvaneet. Monet projektit kuitenkin epäonnistuvat, eivätkä pysty vastaamaan aikataulu-, kustannus- tai toiminnallisiin tavoitteisiinsa.

Projektitoimintaa tutkittaessa on todettu esimerkiksi, että yli 75 % liiketoiminnan muutosprojekteista epäonnistuu ja vain 16 % IT-projekteista valmistuu aikataulussa ja pitää budjettinsa. Samansuuntaisia lukuja on esitetty uusien tuotteiden ja palveluiden kehitysprojekteista. Näiden haasteiden hallitsemiseksi projektin alussa tehdään riskienhallintasuunnitelmia perustuen erilaisiin tarkastuslistoihin, joihin organisaatio on koonnut tyypilliseksi ja todennäköiseksi kokemansa riskit. Nämä listat jäävät kuitenkin liian usein dokumenteiksi, joita ei seurata projektin aikana.

 

Projektien tyypilliset ongelmat: 

  • Kaikkea mahdollista nimitetään projektiksi
  • Projekti annetaan henkilölle muiden töiden ohella
  • Ei osata käyttää projektiohjauksen menetelmiä
  • Suunnitelmallisuus ja valvonta puuttuvat
  • Projektiohjeisto puuttuu. Kukin toimii parhaaksi näkemällään tavalla
  • Projektin tavoite on epämääräinen ja sisältö laajenee matkan varrella
  • Ammattitaitoinen projektipäällikkö puuttuu
  • Riskianalyysi unohdetaan
  • Tiedonkulku on puutteellista.
  • Ei tunneta henkilöstön kuormitusta tai projektin statusta

 

Ohjelmistokehitysprojektien on joissakin tutkimuksissa todettu epäonnistuvan jopa yli 70% tapauksista. Aiemmin todettujen yleisten syiden ohella yhteiseksi nimittäjäksi näissä nousee vaatimushallinnan epäonnistuminen:

  • Vaatimukset on määritelty huonosti: Vaatimuksilla pitäisi olla suora yhteys asiakkaan tarpeisiin. Niiden pitäisi olla selkeitä ja mitattavia eikä kaikkia asioita pidä sisällyttää vaatimuksiin.
  • Vaatimusten muutoshallinnan epäonnistuminen: Asiakkaan muuttuvat tarpeet, kilpailu, uudet ajatukset jne. saattavat projektin varrella asettaa projektille uusia vaatimuksia. On hyvin tavanomaista, että vaatimuksia muutetaan ja lisätään niin että projektin alkuperäinen fokus katoaa ja uusien vaatimusten mukanaan tuomaan kompleksisuuden lisäystä ei analysoida kunnolla. Myös vaatimusten muuttumisen jäljitettävyys läpi projektin on tärkeää.
  • Vaatimusten ja testaamisen välinen yhteys puuttuu: Vaatimusmäärittelyn oleellinen osa toteutuksen hyväksyttävyyden määrittely. Jos yksiselitteiset testauskriteerit puuttuvat muuttuu projektin statuksen seuraaminen vaikeaksi ja virheiden korjaaminen vaikeutuu. Mikäli suunnittelutyön lopputulos täytyy verifioida formaalisti standardeja tai toiminnallisia vaatimuksia vasten, on vaatimusten täyttyminen paljon helpompi auditoida, kun vaatimukset, niiden muuttuminen ja testaaminen ovat läpi projektin jäljitettävissä.

 

Auttaako Agile?

 

Erityisesti ohjelmistokehitykseen liittyen on näyttöä siitä, että sekä hankkeen teknisen haasteen, että toteutusorganisaation kasvaminen laskevat projektin tehokkuutta. Projektin koon kasvaessa statuksen ymmärtäminen ja muutoshallinnan kanssa painiminen käy entistä haastavammaksi. Kokeellisesti on jopa osoitettu, että tietoisella ohjelmistoprojektin henkilöstön alimitoituksella on säästetty sekä aikaa että kustannuksia.  

Suosittu tapa ongelman hallitsemiseksi on käyttää erilaisia joustavia projektinhallinta- ja organisointimenetelmiä. Sanat scrum ja sprint ovat käyneet tutuiksi ja joustavilla menetelmillä onkin voitu osoittaa saavutettavan jopa 30-40% tehokkuuden lisäys samalla kun tuotosten laatutaso voi olla perinteisiä projektihallintamenetelmiä parempi.

Agile ei kuitenkaan sovellu yleispätevästi kaikkiin projekteihin lähestymistavaksi eikä se poista niitä ongelmia joita huonolla vaatimusten hallinnalla saadaan aikaiseksi. Melko usein on myös nähtävissä, että puhe joustavan projektihallintamenetelmän puolesta onkin itse asiassa verhottua haluttomuutta katsoa realistisesti silmiin ylempänä listattuja projektihallinnan tyypillisiä ongelmakohtia. Ajatus ketteryydestä muuttuu itsepetokseksi. Tämänkin riskin selättämisessä projektijohdon ammattitaito on avainasemassa.

 

 

Projektipäällikön ominaisuudet

 

Projektipäällikön pätevyydellä on tärkeä rooli projektien onnistumisessa, mutta mitä pätevyysvaatimukset tarkkaan ottaen ovat?

Karkeasti projektipäällikön kompetenssit jakautuvat tekniseen ja sosiaaliseen kyvykkyyteen sekä kaupallisen yhteyden ymmärtämiseen ja siihen vaikuttamiseen liittyvään osaamiseen. Kyse ei ole vain teknisestä ongelmanratkaisusta, tehokkuudesta, systemaattisuudesta ja ryhmän teknisestä johtamisesta, vaan monipuolisesta ja konsultoivasta johtajuudesta, esimerkkinä olemisesta, luotettavuudesta ja eettisyydestä, luovuudesta, konfliktinratkaisu- ja neuvottelutaidoista, sekä esiintymis-, markkinointi- ja myyntitaidoista - niin projektin ja yrityksen sisällä kuin vuorovaikutuksessa asiakkaaseen.

Suomalaisessa tutkimuksessa, jossa tutkittiin mm. projektipäällikön ominaisuuksia, vastaajat painottivat sosiaalisia taitoja, johtamistaitoja ja kokemusta selvästi enemmän kuin esimerkiksi toimialan tai projektin teknisen sisällön osaamista.

  

Boucher 2017, Eurén 2015, Chilipulu et al. 2013, Pelin 2009, Yazici 2009, Lindquist 2005

 

 

© 2018 Jaatinen Business Development.